DIGITAL ARKIVERING

En moderne virksomhed håndterer inputs af mange slags, og ofte kunne det formentlig gøres både smartere og mere sikkert

Når informationer arkiveres, er det vigtigt, at det gøres på en måde, så de er både sikre og nemme at finde igen. Det lyder måske som en nem opgave, og det kan det også være, men for rigtig mange medarbejdere optager det, at lede efter informationer, stadig en alt for stor del af arbejdstiden. I mange virksomheder er arkivering en kombination af analoge og digitale processer. Det gør både arbejdet med at arkivere og genfinde informationer mere omfattende og mindre sikkert, end hvis det foregik fuldt digitalt.

Med digital arkivering reduceres den ineffektive arbejdstid, hvorved produktiviteten stiger. Samtidig med at informationerne bliver arkiveret mere sikkert, bliver de ligeledes både nemmere at tilgå og at samarbejde om. Derudover vil en digitalisering af arkiveringsprocessen i det fleste tilfælde betyde en mærkbar reducering af print, hvilket sparer på print- og papirudgifterne såvel som pladsen på kontoret.

Hos Comby Docs har vi stor erfaring med at skabe overblik over virksomhedens informationer og arkiveringsprocesser, og vi hjælper gerne med løsninger, der kan optimere workflowet og sikre at jeres informationer bliver arkiveret på bedste vis.

Tid er penge

Analyser viser at kontormedarbejdere bruger uforholdsmæssigt meget tid på at genfinde information som er arkiveret manuelt i virksomheden. Det er vigtigt at have den rigtige information tilgængelig på det rigtige tidspunkt. Er informationen ikke tilgængelig, skaber det unødige arbejdsafbrydelser, som betyder frustration for medarbejderen samt ineffektivitet og produktivitetstab for virksomheden. I yderste tilfælde kan det betyde overskridelse af deadlines over for kunder og medføre omsætningstab. Hvordan information arkiveres, har dermed stor betydning både for den enkelte medarbejder og virksomheden som hele.

Et spørgsmål om sikkerhed

Arkivering handler dog i lige så høj grad om sikkerhed, både i forhold til virksomhedens egne informationer og overfor eventuelle kunder og samarbejdspartnere. Det er afgørende at have fuld kontrol over hvilke informationer I ligger inde med, hvor de er lokaliseret, hvem der har adgang til dem og ikke mindst hvordan I skiller jer af med dem.

Hos Comby Docs har vi stor erfaring med og værktøjer til at skabe overblik over virksomhedens data, så I kan holde produktiviteten højt, og samtidig sikre, at I til alle tider overholder, og kan dokumentere at I overholder, Persondataforordningen (GDPR). Det gør vi bl.a. gennem revisionsspor, kundetilpasset brugeradgang og Multi Factor Authentication, der sikrer, at det kun er de rigtige medarbejdere, der har adgang til virksomhedens information. Vi kan ligeledes opsætte løsninger med tilpassede flows, der eks. automatisk sletter bestemte typer information efter en given periode. Det kunne være personfølsom information, såsom en kopi af et kørekort, der automatisk slettes når en medarbejder stopper i virksomheden.

Nøglen til øget produktivitet

Arkivering er et oplagt område for øget digitalisering i virksomheden. Digitale arkiveringssystemer gør det ikke blot nemmere for jer at finde de rette informationer, men skåner også miljøet og sparer jer for potentielt store udgifter til print og papir.
Den rette løsning kan desuden hjælpe jer med at:

• tilgå og håndtere alle typer dokumenter (selv e-mails) på alle tidspunkter og fra enhver enhed
• beskytte personfølsomme og andre vigtige dokumenter med rettigheder
• genfinde forsvundne dokumenter
• automatisere dokumenthåndteringen
• mindske det manuelle arbejde
• samarbejde og dele information effektivt på tværs af systemer – også Teams
• sikre at alle arbejder med den samme og nyeste version af et fælles dokument