Follow Me printing
Unødvendige udskrifter påvirker mere end mange måske er klar over, og med den rette Follow Me printløsning kan der spares på mere end ét område
Follow Me printing handler om, hvordan data håndteres, når de forlader computeren for at blive udskrevet på en printer. Det lyder måske enkelt, men der er flere faktorer på spil, end mange måske umiddelbart er klar over. Processen kan påvirke alt fra de økonomiske omkostninger forbundet med print til miljøpåvirkningen deraf. Derudover kan den rette Follow Me printløsning i høj grad optimere både i forhold til effektivitet og datasikkerhed. For langt de fleste virksomheder er det alle faktorer, der er værd at overveje.
Miljø, printforbrug og datasikkerhed er områder i konstant udvikling, som derfor altid kan optimeres og justeres til det bedre. Hos Comby Docs er vi specialister i Follow Me printing; et område der kun er blevet mere aktuelt efter GDPR. Vi har stor erfaring med at skabe overblik over virksomhedens nuværende løsninger og aktuelle behov, og implementere de løsninger der bedst muligt understøtter og forbedrer virksomhedens udvikling.
Kontakt os
FOLLOW ME PRINTING
En fordel for både økonomi, miljø og datasikkerhed
På trods af at langt de fleste virksomheder i takt med digitaliseringen har omdannet en stor del af deres ellers analoge workflows, har mange stadig behov for at printe. For nogle handler det måske mest om at bryde vanerne og vænne sig til nye værktøjer (det kunne eks. være i forbindelse med arkivering eller fakturahåndtering), for andre kan arbejdet reelt set ikke gøres uden de fysiske print. For de fleste er det nok en kombination. Uanset hvor udbredt et printbehov der er i jeres virksomhed, vil der være fordele ved at vælge en Follow Me printløsning, både ift. økonomi, miljø og datasikkerhed.
Med en Follow Me print-løsning fjerner I unødvendig udskrivning, og er automatisk med til at understøtte miljøforbedringer i virksomheden, ligesom det sænkede papirforbrug er med til at mindske de økonomiske omkostninger forbundet med print. Løsningen skaber samtidig mulighed for at fordele printomkostningerne på eksempelvis afdelinger eller underselskaber.
Follow Me printing er intuitivt og enkelt at anvende, både for brugerne og for systemadministratoren, der altid har fuld adgang til administration og konfiguration via et intuitivt webinterface. Derudover er løsningen med til at skabe langt større sikkerhed i forhold til persondata og lignende fortrolige oplysninger.
Comby Docs leverer flere forskellige typer løsninger inden for Follow Me printing, alle kendetegnet ved deres enkle opbygning, som betyder kortere installering og implementering.
Hvad betyder Follow Me printing?
En Follow Me printløsning giver brugerne mulighed for at udskrive til en centraliseret virtuel kø, hvorefter udskriftsjobbet sættes på pause, indtil brugeren logger ind på en vilkårlig printer for at frigive printjobbet. Dette er bl.a. med til at sikre:
Reducering af unødvendig udskrivning
Forbedret tilgængelighed og datasikkerhed
Reducering af IT-administratorer
Derudover giver Follow Me printing mulighed for at definere og tilpasse regler for udskriftskontrol, der kan være med til effektivt at reducere unødvendige print, sænke papirforbrug og ændre brugernes udskriftadfærd. Dette kan eksempelvis ske gennem:
- Automatisk flytning af større udskriftsjob til dedikerede højvolumen printere.
- Pop-op advarsler om unødig miljøpåvirkning ved udskrivning af e-mails.
- Automatisk konvertering til gråtoner og duplex.
- Reducering eller udeladelse af mulighed for farveprint for udvalgte brugergrupper.
- Forslag til billigere printmuligheder
I overensstemmelse med GDPR
Mange virksomheder er blevet påvirket af Persondataforordningen, som sætter højere krav til beskyttelse af persondata og information end tidligere. Med Follow Me printing kan I give specifikke personer og niveauer af medarbejdere adgang til visse tilladelser på printeren, så kun relevante medarbejdere kan udskrive dokumenterne.
Persondataforordningens nye regler er ikke så meget anderledes end de gamle; de er blot blevet skærpet og mere konkrete. Men bøderne er i en anden størrelsesorden, og overholdes reglerne ikke, kan det mærkes på virksomhedens økonomi.
Hvordan virker Follow Me printing?
Follow Me printing er en 2-trins printproces, som har til formål både at reducere unødvendige print og at beskytte informationer og data, der printes. Metoden er velkendt i virksomheder og brancher af alle typer og størrelser, derudover bl.a. på offentlige biblioteker, skoler og universiteter.
Processen indebærer at den enkelte bruger eller gruppe tildeles et ID, login eller lignende, som efterfølgende skal anvendes ved hvert printjob, der foregår som følger:
- Brugeren sender en printordre afsted fra computeren, og går til en printer, der også potentielt benyttes af andre.
- Printeren beder om ID/login, før den kan udføre handlingen. Brugeren indtaster sit ID/login, hvorefter printeren godkender og udskriver de ønskede dokumenter.
På denne måde sikrer I, at de printjob der bliver sendt afsted, men så glemt, ikke bliver printet og hober sig op i udskriftsbakken, for til sidst at blive smidt ud. Ligesom dokumenter med fortroligt indhold aldrig når at ligge til skue for andre, der tilfældigvis opholder sig ved printeren, før brugeren når ned og hente dem.
Hos Comby Docs har vi stor erfaring med Follow Me printing og er specialister i at sætte løsningen op, så I får størst muligt udbytte.
