KontorPrintere
Kontorprinteren er i dag en lidt overset men dog helt uundværlig medarbejder i rigtig mange virksomheder
Printeren er centrum i flere arbejdsprocesser lige fra indscanning af ordrer til udprint af kontrakter. Den hjælper virksomheder over hele landet med at drive en moderne og strømlinet forretning, og gør det muligt for virksomheden at fokusere på sin kerneforretning, frem for at bruge unødvendig tid og ressourcer på de mere praktiske dele af arbejdet.
Langt de fleste virksomheder – store som små – har behov for at kunne printe og/eller scanne. Mens nogle kan nøjes med en enkelt bordprinter, har andre behov for kontorprintere, der administreres over et netværk og indgår i en større printflåde. Derudover kan der være forskellige ønsker i forhold til miljø, printkvalitet, IT-sikkerhed og driftsomkostninger.
Digitaliseringen har ligeledes sat sit præg på kontorprinteren, der i dag udover automatisk at kunne bestille forbrugsstoffer, indrapportere tællerstand og oplyse om driftsproblemer, desuden tilbyder et fuldt digitalt arbejdsflow, der gør tiden ved printeren så kort og brugervenlig som muligt.
Mange samtaler starter ved printeren og printeren er i perioder et stort samtaleemne i sig selv – på godt og ondt. En moderne kontorprinter skal i dag bare virke, og den klarer sig i virkeligheden bedst, når ingen rigtig tænker over den, men bare bruger den. Det kræver naturligvis at man vælger den rette maskine til behovet og ikke mindst den rigtige opsætning både i forhold til software og sikkerhed.
Kontakt os
Nye perspektiver på kontorprinteren
En overset sikkerhedsrisiko
Kontorprinteren er en betydeligt overset sikkerhedsrisiko i mange virksomheder. Hukommelsen i en printer rummer mange print-, kopi- & scanningsjobs med dertilhørende data af mere eller mindre fortrolig karakter. Har I en netværksprinter med harddisk og stor hukommelse bør I derfor sikkerhedsmæssigt håndtere den som alle andre tilsluttede enheder på netværket, da den ellers kan være en åben invitation til hackere, konkurrenter og cyberkriminelle. Gennem sin tilslutning til netværket kan printeren ligeledes komme til at virke som en let tilgængelig bagdør, og dermed sætte hele virksomhedens data over styr.
Den bedste måde at sikre jeres virksomhed mod angreb, er at starte med en god behovsafdækning af jeres printinfrastruktur og få et overblik over jeres anvendelse af print. I den forbindelse skal I blandt andet afdække:
- Virksomhedens størrelse og hvilket serviceniveau I ønsker
- Jeres nuværende sikkerhedsløsninger
- Nøgledokumenter og -indhold f.eks. persondata
På baggrund af ovenstående er det efterfølgende muligt at udarbejde en print-sikkerhedspolitik, som vil stille en række krav til printløsningen. Hos Comby Docs har vi stor erfaring med at skabe overblik over virksomhedens nuværende situation, finde sikkerhedshullerne og sørge for at jeres kontorprintere lever op til alle behov og sikkerhedskrav.
Minimal miljøbelastning
Der er mange muligheder for at vælge miljøet til, når I vælger nye kontorprintere. Ved at gå efter printere som har minimalt strømforbrug og er produceret på miljøvenlige fabrikker, som genanvender komponenter, sparer I ikke blot på jordens ressourcer men også på jeres egne.
Et andet virkelig vigtigt skridt for at skåne miljøet mest muligt er genanvendelse af forbrugsstoffer. Hos Comby Docs tilbyder vi returnering af forbrugsstoffer gennem alle vores samarbejdspartnere – det er både hurtigt, nemt og gratis. På den måde er I med til at sikre at alle komponenter, der kan genbruges, bliver genbrugt. De komponenter der ikke kan genbruges direkte, bliver genbrugt på anden vis i andre brancher, og er således fortsat med til at minimere miljøbelastningen.
Der er mange faktorer der spiller ind i forbindelse med miljøspørgsmål og det kan være svært at bevare overblikket. Hos Comby Docs kan vi via vores Managed Print Service hjælpe jer med at skabe overblik over miljøpåvirkningen i jeres virksomhed samt rådgive om mulighederne for optimering og genbrug i jeres printløsning.
En oplagt indgang til øget digitalisering
Kontorprinteren kan være en oplagt indgang til øget digitalisering i virksomheden, da den er et ”kendt ansigt” for medarbejderne, og dermed hverken kræver tid til oplæring eller indkøb af dyre systemer, da softwaret medfølger fra start. Langt de fleste printere er i dag udstyret med digitale touchskærme, hvorigennem I med et enkelt tryk kan starte fuldt digitale arbejdsgange og eksempelvis:
- sende dokumenter til elektronisk underskrift eller godkendelse
- automatisere manuelle dokumenttunge processer
- skabe brugertilpassede flows, som kan integreres med nuværende systemer, eksempelvis i forbindelse med fakturering eller kørselsbilag
- scanne med OCR, der gør dokumenterne søgbare og dermed både hurtigere og nemmere at finde informationer i.
Når vi taler om digitalisering ledes tankerne hurtigt over på persondataforordningen (GDPR), der trådte i kraft d. 25. maj 2018. Her blev der sat fokus på sikkerhedsrisici i forbindelse med digital håndtering af persondata, samt listet en lang række krav som alle virksomheder bør overholde, heriblandt også en del der påvirker brugen af kontorprintere.
Som tidligere nævnt udgør kontorprintere en ofte overset sikkerhedsrisiko, dette gælder ikke mindst i forhold til persondata. Mange virksomheder har efterfølgende opdaget at deres printere af ældre dato, ikke kan leve op til de nye krav om sikkerhed, der som minimum forlanger at printerens harddisk krypteres løbende og at det ikke må være muligt at printe uden at taste en adgangskode eller scanne dokumenter uden at identificere sig. Hos Comby Docs hjælper vi gerne med at sørge for, at alle jeres kontorprintere lever op til persondataforordningens krav, så I kan fortsætte hverdagen uden at skulle bekymre jer om det.
SIKKER PRINT PÅ HJEMMEKONTORET
I forbindelse med Covid-19 har mange været nødsaget til at arbejde hjemmefra, og mange virksomheder har i den forbindelse opdaget et potentiale og fundet stor værdi i at kunne lade medarbejderne arbejde hjemmefra i mere eller mindre grad. I takt med at flere og flere er vendt tilbage, holder mange ligeledes fast i muligheden for hjemmearbejde og etablerer reelle hjemmekontorer. Det giver en lang række fordele, men skaber ligeledes nye udfordringer blandt andet i forbindelse med print og sammensætning af virksomhedens printflåde.
Der kan være udfordringer i forhold til print fra branchesystemer, hvor der ikke er netværksmæssig adgang udefra, ligesom det kan være svært for en virksomhed at tilbyde print på hjemmekontoret, hvis de anvender Citrix/fjernskrivebordsløsninger. Derudover kan virksomheder ofte ikke anvende deres eksisterende FollowMe-printsystem, da flere systemer ikke tillader mobil-/BYOD-print.
Der er således mange faktorer at tage med i overvejelserne, når I vælger løsning til hjemmekontorerne, hvor både sikkerhed, økonomi og samspil med jeres øvrige forretningssystemer skal sikres. Hos Comby Docs har vi stor viden om og erfaring med at skabe overblik over de mange forskellige faktorer og systemer, og sikre den bedste mulige løsning for netop jeres virksomhed.
